Bergsportclub Alpigo vzw

INTERN REGLEMENT

Voorliggend intern reglement is een aanvulling op de statuten van de vzw en telt als document om te voldoen aan de informatieplicht zoals bedoeld in de wet van 03/07/2005 betreffende de rechten van de vrijwilligers. Het intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de griffie van de rechtbank van koophandel zijn neergelegd.

Artikel 1 Algemene bepalingen

1. De vereniging genaamd, Bergsportclub Alpigo vzw (hierna: ‘de vereniging’) is gevestigd te 1740 Ternat, Molenstraat 34.

2. De vereniging is een sportclub zonder winstoogmerk die de bergsport, in al zijn facetten, toegankelijk wil maken voor iedereen. Hierbij staan veiligheid, kwaliteit en plezier centraal.

3. De vereniging is aangesloten bij de Klim- en bergsportfederatie (KBF).

4. De vereniging is niet gebonden aan enige politieke partij. Niemand kan uit de vereniging geweerd worden op grond van zijn filosofische of ideologische overtuiging.

Artikel 2 Leden en het lidmaatschap

1. De vereniging bestaat uit individuele jeugdleden, individuele volwassen leden en families die zich als gezin lid maken. Deze leden zijn te verdelen in drie categorieën: Alpigo-leden, Alpigo plus-leden en Alpigo-Steun leden.

2. Alpigo-leden:

a. Hun lidmaatschap verloopt langs de federatie, de KBF, die het lidmaatschapsgeld voor de vereniging int. De aanmelding gebeurt door het invullen van het lidmaatschapsformulier via de website van de KBF waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), geboortedatum, adres, telefoonnummer, emailadres.

b. De kosten voor de aanmelding van Alpigo-leden worden door het bestuur van KBF samen met de clubs ieder jaar vastgelegd, mede bepaald door de hoogte van de verzekeringspremie voor onze sporttak. Deze kosten dienen bij het invullen van het aanmeldingsformulier te worden voldaan. Wie zich lid maakt in september of later van het lopende jaar is automatisch voor hetzelfde tarief lid voor het daarop volgende jaar.

3. Alpigo plus-leden:

a. Hun lidmaatschap verloopt langs de vereniging. Het lid is al aangesloten bij de KBF via een andere bergsportclub. De aanmelding gebeurt door het invullen van het lidmaatschapsformulier via de website van de vereniging waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), geboortedatum, adres,

telefoonnummer, e-mailadres, KBF-club, KBF-lidnummer.

b. De kosten voor de aanmelding van Alpigo plus-leden worden door het bestuur van de vereniging ieder jaar vastgelegd. Deze kosten dienen bij het invullen van het aanmeldingsformulier te worden voldaan. Wie zich lid maakt in september of later van het lopende jaar is automatisch voor hetzelfde tarief lid voor het daarop volgende

jaar.

4. Alpigo steun-leden:

a. Hun lidmaatschap verloopt langs de vereniging. Het lid is niet aangesloten bij de KBF en zijn dus niet verzekerd via de vereniging. De aanmelding gebeurt door het invullen van het lidmaatschapsformulier via de website van de vereniging waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres.

b. De kosten voor de aanmelding van Alpigo steun-leden worden door het bestuur van de vereniging ieder jaar vastgelegd. Deze kosten dienen bij het invullen van het aanmeldingsformulier te worden voldaan. Wie zich lid maakt in september of later van het lopende jaar is automatisch voor hetzelfde tarief lid voor het daarop volgende

jaar.

Artikel 3 Ereleden

1. Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur de titel van erelid verkregen hebben. Zij hebben geen verplichtingen meer jegens de vereniging, maar zij hebben echter wel alle rechten van de leden.

2. De ereleden krijgen hun lidgeld dat jaar terugbetaald van de vereniging nadat zij dit via email aanvragen aan het bestuur.

Artikel 4 Een veilige sportomgeving

Een veilige sportomgeving is essentieel om alle leden vrijuit en ongestoord te laten deelnemen aan de activiteiten. Onze sportvereniging engageert zich daarom om:

1. al haar leden, bestuurders en vrijwilligers maximaal te beschermen door het afsluiten van de nodige verzekeringen,

2. te streven naar een vereniging zonder discriminatie, agressie, pesten en seksuele intimidatie,

3. sportief gedrag hoog in het vaandel te dragen en verwacht dat ook van al haar leden,

4. te werken aan een fysiek veilige omgeving waarin elke lid zich veilig kan bewegen op elke activiteit die door de club wordt georganiseerd,

5. een open sfeer te creëren waarin naar iedereen geluisterd wordt,

6. op een gezonde en medisch verantwoorde manier te sporten.

Het Aanspreekpunt Integriteit (API) draagt mee zorg voor de creatie van deze veilige sportomgeving. Bij vragen, vermoedens of klachten over (seksueel) grensoverschrijdend gedrag of lichamelijke, psychologische en/of seksuele integriteit kan ieder lid contact opnemen met het aanspreekpunt (via api@alpigo.be).

De API luistert naar de vraag of het verhaal en verwijst de melder door wanneer nodig of geeft advies bij de mogelijke vervolgstappen, zonder zich inhoudelijk in de zaak te verdiepen.

De API is het aanspreekpunt en staat in voor de eerste opvang. Verder kan de API preventieactiviteiten uitvoeren en adviezen formuleren aan het bestuur met betrekking tot deze thema’s.

De API is geen lid van de raad van bestuur en oefent de functie uit in alle onafhankelijkheid.

Artikel 5 Rechten en plichten van leden

Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten:

1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te verkrijgen via de website.

2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan alle activiteiten van de vereniging mits aan de minimumleeftijd of andere specificaties voor de voornoemde activiteit is voldaan en de daaraan verbonden kosten vereffend zijn.

3. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.

4. Zij hebben het recht om voorstellen van opleidingen, stages en andere activiteiten bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te onderzoeken (aard van activiteit, diploma’s en/of competenties van organisator, …) of deze activiteit kan doorgaan in naam van de vereniging. Het bestuur is gehouden om over het resultaat van het onderzoek bericht te geven aan het lid dat / organisator die het voorstel heeft ingediend.

5. Zij hebben de plicht de KBF en het bestuur van de vereniging in kennis te stellen van de verandering van hun adres.

6. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging en daarnaast ook van de richtlijnen opgesteld door de federatie.

7. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de nodige inschrijvingsgelden.

8. Zij hebben de plicht om drugs en alcohol te weren tijdens de activiteiten en ook anderen attent te maken op de verslavingsproblematiek die ermee gepaard kan gaan wanneer zij dit

vaststellen.

9. Zij hebben de plicht zich te onthouden van dopingpraktijken (voor de dopinglijst zie www.dopinglijn.be) en zich te houden aan de regels onderschreven door de KBF.

10. Zij hebben de plicht tot het naleven van de gedragscode voor leden.

Artikel 6 Portretrecht

1. Er kunnen sfeerbeelden gemaakt worden in het kader van de activiteiten van de vereniging, die ook ter promotie gebruikt kunnen worden. Elk lid kan zich tegen bepaalde foto's verzetten door het bestuur te vragen om een bepaalde foto te verwijderen. Er kunnen ook gerichte foto's gemaakt worden, hiervoor wordt een toestemming van de gefotografeerde gevraagd. Ook deze foto's kunnen op vraag van de betrokkene verwijderd worden.

Artikel 7 Clubkleuren en kenmerken

De sportkledij voor de begeleiders bestaat uit:

1. een paarse T-shirt met Alpigo logo op de achterkant;

2. aan de rotsen (bij de klimactiviteiten) heeft elke begeleider een eigen beschermhelm op en zal deze steeds dragen als voorbeeldfunctie voor de cursisten;

3. verder zijn er geen specifieke kledingvoorschriften, maar moet in functie van elke activiteit voldaan worden aan het persoonlijk veiligheidsmateriaal.

De sportkledij voor de leden bestaat uit:

4. een T-shirt met Alpigo logo, die ze kunnen verkrijgen op alle activiteiten, met de bedoeling deze te dragen tijdens de verschillende activiteiten;

5. aan de rotsen heeft elke deelnemer een eigen beschermhelm op en daarbuiten het persoonlijk veiligheidsmateriaal in functie van de betreffende activiteit.

Artikel 8 Bestuur

1. Het bestuur bestaat minstens uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, die allen meerderjarig moeten zijn.

2. Het bestuur beheert en leidt de vereniging naar best vermogen. Het streeft tijdens zijn beraad naar unanimiteit in de besluitvorming.

3. Ieder clublid kan zich met voorstellen, opmerkingen of klachten tot een bestuurslid wenden. Deze laatste kan die punten op de agenda van de bestuursvergadering laten inschrijven, of ze vrij tijdens de betreffende vergadering ter sprake brengen.

4. Onder het bestuur valt:

a. de algemene leiding van zaken;

b. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;

c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;

d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.

5. Het bestuur vergadert zo dikwijls als het belang van de vzw vereist, alsook binnen 14 dagen na een daartoe strekkend verzoek van twee bestuurders. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te

zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.

6. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.

7. Van rechtswege zijn de voorzitter, secretaris, penningmeester en bestuurders aanwezig op de bestuursvergadering. Bestuursmedewerkers, medewerkers en vrijwilligers die een

bijdrage kunnen leveren aan de goede werking van de vereniging kunnen worden uitgenodigd voor (een deel van) de bestuursvergadering.

8. Er is een openbaarheid van bestuur naar de effectieve leden toe, maar er dient steeds een zekere terughoudendheid in acht genomen te worden.

9. Besprekingen van individuele personen zijn strikt geheim en worden slechts beknopt in de notulen van de vergadering opgenomen.

10. Taken van de voorzitter:

a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;

b. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.

11. Taken van de secretaris:

a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren;

b. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem vanuit de vereniging zijn toevertrouwd;

c. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen;

d. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen.

12. Taken van de penningmeester (sommige van deze taken kunnen gedelegeerd worden aan de boekhouder):

a. beheert de gelden van de vereniging;

b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;

c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven (digitaal);

d. is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;

e. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande delen van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken;

f. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

13. De bestuurders zijn verplicht om de gedragscode voor bestuurders te ondertekenen en na te leven.

Artikel 9 Het dagelijks bestuur

1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de

eerstvolgende bestuursvergadering mede, waar deze worden opgenomen in de notulen.

Artikel 10 Effectief lid en bestuurslid

1. Een kandidaatstelling als effectief lid voor toetreding tot de Algemene vergadering, dient schriftelijk of per e-mail bij de secretaris aangemeld te worden, zodat dit tijdig mee in de stembiljetten kan opgenomen worden. Een korte motivatie waaruit blijkt waarom men wil toetreden is opgenomen in deze brief of e-mail.

2. Een kandidaatstelling als bestuurslid dient schriftelijk of per e-mail bij de secretaris aangemeld te worden, zodat dit tijdig mee in de stembiljetten kan opgenomen worden. Een korte motivatie waaruit blijkt waarom men wil toetreden is opgenomen in deze brief of email.

3. Een kandidaat bestuurslid is altijd een effectief lid.

Artikel 11 Bestuursmedewerker

1. Een kandidaatstelling als bestuursmedewerker dient schriftelijk of per email bij de secretaris aangemeld te worden. Het bestuur neemt hierover een beslissing en deelt deze schriftelijk aan de kandidaat mee. Tegen deze beslissing kan geen beroep aangetekend worden.

2. De bestuursmedewerkers zijn verplicht om de gedragscode voor bestuurders na te leven.

Artikel 12 Financieel beheer

1. Er worden jaarlijks 2 kastoezichters aangeduid door de Algemene vergadering.

2. De kastoezichters controleren de boekhouding op de juistheid en volledigheid. Zij spreken zich niet uit over de grond van de uitgave. Zij worden in hun taak bijgestaan door de penningmeester die hen alle inlichtingen en bewijsstukken van inkomsten en uitgaven zal voorleggen.

3. De kastoezichters leveren na controle van de boekhouding een kasverslag af waarin hun bemerkingen geformuleerd staan en dat samen met de boekhouding wordt bewaard.

4. Op de eerstvolgende Algemene Vergadering zullen de kastoezichters hun verslag mondeling of schriftelijk kenbaar maken aan de aanwezige effectieve leden.

5. De Bestuurders hebben het recht om eventuele opmerkingen voorkomend in het verslag van de kastoezichters te rechtvaardigen op de Algemene Vergadering. De effectieve leden kunnen dan beslissen over het al of niet ontheffen van de verantwoordelijkheid van de Bestuurders.

6. De Raad van Bestuur legt de volgende bescheiden ter goedkeuring voor aan de Algemene Vergadering:

a. een inventaris van het vermogen op 31/12 van het boekjaar;

b. de resultaten tegenover de goedgekeurde begroting;

c. een voorstel tot begroting voor het lopende werkjaar.

Artikel 13 Vrijwilligersvergoedingen

1. Het basisprincipe is dat alle activiteiten in de eerste plaats ten minste kostendekkend moeten zijn, voordat er een vrijwilligersvergoeding kan uitgekeerd worden.

2. Het bestuur is bevoegd om aan de leden gemaakte kosten van vervoer en verblijf te vergoeden.

3. Het bestuur is bevoegd om aan leden een vrijwilligersvergoeding te geven.

4. Afspraken omtrent vrijwilligersvergoedingen worden voor de activiteit overeengekomen met de desbetreffende vrijwilliger en in de notulen van de eerstvolgende bestuursvergadering geacteerd.

Artikel 14 Aansprakelijkheid van de leden

1. Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem

of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. Hier kan dan een schadevergoeding voor worden gevraagd.

2. Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem of de door onder zijn hoede verkerenden aangerichte schade aan derden of hun eigendommen.

Artikel 15 Clubblad en website

1. Het adres van de website is www.alpigo.be .

2. De facebookpagina van de vereniging is Bergsportclub Alpigo vzw.

3. Het clubblad is genaamd “ ’t soldanellake” .

4. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden.

Artikel 16 Sponsoring

1. Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten/partnerships of andere commerciële overeenkomsten ten voordele van leden en/of de vereniging.

2. Het bestuur kan sponsorcontracten/partnerships of andere commerciële overeenkomsten ten voordele van leden en/of de vereniging aangaan.

Artikel 17 Wijziging van het huishoudelijk reglement

1. Wijzigingen aan dit reglement kunnen door de raad van bestuur worden aangebracht met een drie vierde meerderheid van stemmen als ten minste de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is.

2. De nieuwe gecoördineerde tekst wordt op de website gepubliceerd en in de nieuwsbrief aan de leden gemeld.

3. De nieuwe gecoördineerde tekst wordt op de eerstvolgende algemene vergadering van de vereniging ter info gemeld.

Artikel 18 Slotbepalingen

1. Door lid te worden of door deel te nemen aan een van de activiteiten verplicht men zich ertoe om zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.

2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.

3. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na het verschijnen van het clubblad of de website waarin de tekst van het reglement is opgenomen.

4. Artikelen opgenomen in het huishoudelijk reglement die strijdig zouden zijn met de wet of met de statuten, worden geacht niet te zijn geschreven. De andere artikelen verliezen daardoor niets van hun bindende kracht.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de vereniging op 21 september 2018.

Namens het bestuur van de vereniging.

Erik Adriaenssens                  Géza Tóth                 Stijn Tóth

De voorzitter                         De secretaris            De penningmeester